Tydliga och välskrivna protokoll bidrar till ordning och gör arbetet effektivare. Möjligheten att gå tillbaka och se vilka beslut som fattats är en stor tillgång när föreningens arbete ska utvecklas.
Protokollet är också en viktig del i arbetet för att säkra och utveckla demokratin i en förening. Protokollet är den skriftliga redogörelsen för vad som hände och vad som beslutades på möten av skilda slag.
Beslutsprotokoll
I beslutsprotokoll ska alla rapporter, ärenden och beslut som fattas antecknas tydligt och klart. Om någon vill ha ett ändringsförslag ska det också återges. Det ska framgå vilka som lämnat förslag och vilka som deltagit i debatten.
Minnesanteckningar
Vid mer informella möten, till exempel i arbetsgrupper, nöjer man sig oftast att skriva minnesanteckningar. Uppgiften att skriva dem kan antingen göras av någon som utses att vara sekreterare eller cirkulera bland deltagarna. Minnesanteckningar är precis som namnet säger, ett stöd för minnet. De bör vara kortfattade. Den berörda gruppen bör besluta om vem eller vilka som ska underteckna dessa.
Per capsulum beslut
Om det är brådskande kan styrelsen fatta ett beslut i en fråga utan att vara samlad, till exempel genom telefonkontakt, i frågor där en klar majoritet är ense om beslutet. Även detta möta ska protokollföras.
Var noga med förslag och beslut
Råder det osäkerhet om vad som sagts, ska sekreteraren göra en kontroll med talaren. Ytterligare ett alternativ är att läsa upp förslaget till formulering inför hela mötet. Det kan rekommenderas när debatten varit intensiv eller då det råder oenighet om vad som sagts.
Vikten av att fattade beslut blir rätt formulerade i protokollen kan inte överskattas. En god regel är att aldrig gå vidare till nästa punkt på dagordningen förrän mötesdeltagarna är helt klara över innebörden av ett beslut.
När ska protokollet vara klart?
Protokollet bör göras klart så snabbt som möjligt efter ett möte. Det ligger ju till grund för det fortsatta arbetet. Men regeln får inte gå ut över korrektheten. Behöver sekreteraren kontrollera uppgifter kan det uppstå en fördröjning som måste respekteras.
Justering av protokoll
Av demokratiska skäl ska ett protokoll alltid justeras av en till två personer som väljs på mötet samt sekreteraren och mötesordföranden. Detta bör ske så snart protokollet är klart.
Protokollsutdrag
Det kan inträffa att någon behöver få ta del av en viss paragraf från ett protokoll en tid efter det att det funnits i färdigt skick. Då kopieras den aktuella paragrafen. Därefter skriver två personer under. Så gör de när de har kontrollerat att utdraget ur protokollet exakt stämmer överens med den ursprungliga texten.
Är protokollen en offentlig handling?
Det förekommer att utomstående frågar efter eller rent av kräver att en förening ska lämna ut ett protokoll. Men ett protokoll från en förening är ingen offentlig handling i lagens mening. Ingen utomstående kan kräva att få ta del av ett protokoll, det är föreningens egen interna handling. Styrelsen måste från gång till annan ta ställning till om ett protokoll ska lämnas ut till dem som inte är direkt berörda. Alla medlemmar bör dock ha rätt att ta del av protokollen. Attention rekommenderar att de finns tillgängliga för läsning i föreningslokalen.