Tydlighet är en mycket viktig punkt i alla slags samarbeten. Kunskap och kontroll över sin arbetssituation minimerar risken för stress.
Var tydlig när du ger instruktioner och försäkra dig om att personen har den information som behövs för att sköta sina arbetsuppgifter.
Be gärna personen upprepa instruktionen för att säkerställa att informationen nått fram!
Om personen inte har gjort vissa arbetsuppgifter, ta reda på varför det har blivit så. Utgå från att det beror på ett missförstånd!
Om du får en fråga som du anser är irrelevant vid en arbetsinstruktion, svara gärna på den ändå. Ni kanske har tänkt på olika sätt, den kan vara viktig för personens tolkning och bearbetning av uppgiften. Utgå alltid ifrån att en fråga är en uppriktig undran från personen.
Säg till på ett tydligt sätt om du tycker att något har blivit fel eller inte fungerar. På så sätt kan ni minimera risken för missförstånd och tvister i onödan.
De sju frågorna
Oavsett vilken situation det gäller, inför ett möte eller en arbetsuppgift, se till att din medarbetare får svar på dessa sju frågor:
1. Vad ska jag göra?
2. Var ska jag vara?
3. Med vem ska jag vara?
4. Hur länge ska det hålla på?
5. Vad ska hända sedan?
6. Vad ska jag ha med mig?
7. Varför ska jag göra det?
Strategier för tydlighet
• Använd skriftliga instruktioner. Många har lättare att ta till sig skriftlig information, eller instruktioner i bildform. Sådana instruktioner blir också ofta tydligare än muntliga. Dessutom kan man gå tillbaka till instruktionen och stämma av vad som gäller, utan att behöva störa en kollega i onödan. Ibland kanske det finns möjlighet att ge instruktionerna dagen innan för att din medarbetare ska hinna förbereda sig.
• Checklistor. Vad ska göras? När behöver det bli gjort? Gör gemensamma listor som ni kan checka av varefter uppgifterna är gjorda.
• Prioriteringslistor. Vad är viktigast i checklistorna? Och är det viktigast att en uppgift blir gjord snabbt eller bra? Vad kan man strunta i om man inte hinner? Hjälp till med prioriteringen!
• Scheman. Kanske behövs både ett månadsschema för bredare översikt, ett veckoschema för närmre
översikt och ett dagsschema för prioritering och kontroll.
• Kallelser/inbjudningar. Var lite ”rakt på” i alla lägen. Vill du att din medarbetare ska vara med på ett möte, så skicka en kallelse till mötet via mailen istället för att nämna det i korridoren. Det kan annars vara svårt att förstå innebörden och hur viktigt något är, när det verkar nämnas i förbifarten.
• Organisera arbetsplatsen fysiskt. Placera saker i den ordning de används, lägg saker som skall användas ihop på samma ställe. Det ger ett naturligt flöde och gör det lättare att komma ihåg med nästa steg av en uppgift.
• Återkoppling/feedback. Gör en avstämning muntligt eller via mail. Bekräfta konkret om något gått bra eller dåligt. Detta kan vara svårt att läsa av på egen hand. Feedbacken gör det möjligt att förändra eller förbättra insatsen till nästa gång.
• Fotografering är ofta en bra metod. Ta en bild med mobilen för att till exempel visa resvägar, hur ett arbetsmoment ska gå till, var ett verktyg ligger, hur någon man ska träffa ser ut.